Makalah MYOB 1

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga makalah ini dapat diselesaikan.  Makalah ini  merupakan salah satu  tugas mata kuliah Pengantar Teknologi Informasi.

Makalah  ini berisi tentang materi seputar program komputer yaitu MYOB, seiring dengan berjalannya waktu, teknologi semakin berkembang apalagi teknologi komputer maka tidak ada salahnya jika kita mempelajari komputer secara umum beserta program yang ada dalam komputer tersebut salahsatunya dengan mempelajari MYOB, mungkin terdapat istilah-istilah baru yang akan kita temui dan itu bisa menjadi pengetahuan baru bagi pembaca.

Demikian sepintas tentang makalah yang dibuat. Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan maka dari itu kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan. Selebihnya penulis berharap makalah ini dapat memberikan manfaat bagi pembacanya.

                                                                                                                        Penulis

DAFTAR ISI

 

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG MYOB

Hal positif/kemudahan yang dapat diperoleh

Kelemahan MYOB

BAB 2

MYOB Perusahaan Jasa

Dasar MYOB

Setting awal Myob

Tampilan awal Myob

Input Nama Perkiraan

BAB 3

Perusahaan Dagang (Perfectual)

Mencatat Pelanggan & Pemasok

Mengisi Saldo Piutang dan Utang

Input persediaan barang dagang

BAB 4

Perusahaan dagang (periodikal)

Isi Akun & Saldo awal

Setting data Pajak

Input Jurnal

View jurnal dan edit

Report (dagang)

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

DAFTAR PUSTAKA

BAB 1 PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG MYOB

Dewasa ini banyak ditawarkan Software Manajemen untuk perusahaan skala kecil menengah yang menawarkan bermacam features yang bertujuan untuk memantau kinerja perusahaan. Feature antara produk yang satu dan produk yang lainnya terkadang hampir sama, dalam arti satu produk mungkin memiliki feature A namun tidak memiliki feature B, sebaliknya produk yang lain memiliki feature A dan B namun tidak memiliki feature C. Demikian banyaknya merek produk yang ditawarkan di pasar sehingga terkadang justru membingungkan calon pengguna. Tulisan berikut bertujuan untuk memberikan gambaran secara singkat bagaimana pengelolaan bisnis dengan mempergunakan produk software MYOB. Dalam pembahasannya, kami tidak akan membandingkannya dengan produk yang lain, namun akan lebih mengupas feature apa yang ada di dalam software MYOB dan feature apa yang tidak ada di dalam software tersebut. Dengan demikian diharapkan calon pengguna akan memperoleh gambaran kecocokan software MYOB apabila akan diterapkan dan diimplementasikan untuk membantu pengelolaan bisnis. JENIS PRODUK MYOB MYOB awalnya dikembangkan dan berasal dari Australia dan pada saat ini telah dipasarkan ke berbagai wilayah di dunia. MYOB untuk wilayah Asia berpusat di Malaysia dan melayani pasar Indonesia, Singapura, Philipina maupun Srilangka. Beberapa produk release terakhir yang dijual untuk wilayah Asia yang dapat digunakan untuk pengguna di Indonesia antara adalah:

1. MYOB Business Basic

2. MYOB Accounting versi 17

3. MYOB Premier versi 11

4. MYOB Retail Manager versi 7

Point 1,2 dan 3 merupakan software MYOB untuk pengelolaan administrasi backend, sedangkan point 4 digunakan untuk pengelolaan front end retail seperti toko, supermarket dan sejenisnya. Perbedaan utama features antar produk dapat digambarkan sebagai berikut: No Main Feature Business Basic Accounting 17 Premier 11 Retail Manager 1 Multi Currencies No No Yes No 2 Multi Warehouse No No Yes No 3 Multi Users No No Yes No 4 Retail Activities No No No Yes Dengan demikian sebelum memutuskan untuk membeli produk MYOB, pahamilah kebutuhan anda terlebih dahulu; apakah transaksi anda akan berkaitan dengan mata uang asing?, apakah anda akan menggunakan MYOB secara bersama-sama pada saat yang bersamaan? Apakah anda memerlukan pengelolaan item persediaan?. Dengan demikian diharapkan investasi pembelian software MYOB yang anda keluarkan tidaklah sia-sia. Pertimbangan utama adalah cost and benefit, artinya kenapa anda harus mengeluarkan investasi untuk membeli MYOB Retail Manager apabila bisnis anda hanya terkait dengan kegiatan jasa. MODULE MYOB Sebagai alat bantu pengelolaan bisnis MYOB memiliki feature yang dapat digunakan, gambaran secara singkat Modul yang dimiliki MYOB adalah sebagai berikut Account Modul ini digunakan untuk pengelolaan account-account perusahaan baik account rugi/laba maupun account neraca, pencatatan journal umum transaksi, dan pengelolaan budget perusahaan. Banking Modul banking digunakan untuk mencatat pengeluaran dan penerimaan uang perusahaan yang tidak terkait dengan kegiatan pembelian dan penjualan. Contoh transaksi yang dibukukan melalui modul ini adalah pembayaran biaya listrik, biaya telepon, pembayaran uang kebersihan dan lainnya. Transaksi ini tidak terkait dengan kegiatan pembelian maupun penjualan. Disamping penggunaan di atas, di dalam module banking terdapat feature untuk pengelolaan rekonsiliasi bank serta feature bank register dan berisikan informasi mengenai penerimaan dan peneluaran bank yang dicatat oleh perusahaan. Sales Modul ini digunakan untuk memaintain transaksi yang berkaitan dengan penjualan yang dilakukan perusahaan. Penjualan perusahaan yang dapat dikelola, adalah baik penjualan yang tidak berkaitan dengan persediaan maupun penjualan yang berkaitan dengan jasa, sejak dari Penawaran (quotation), Order Penjualan (Sales Order) maupun Penagihannya. Atas transaksi Penagihan, lebih lanjut module ini dapat digunakan untuk memaintain piutang atas penjualan yang dilakukan. Time Billing Modul ini digunakan untuk mengelola kegiatan penjualan yang berkaitan dengan waktu. Contoh kegiatan yang bisa dikelola di dalam module ini antara lain adalah kegiatan seorang pengacara yang melakukan penagihan kepada client berdasarkan jam kerja yang dilakukannya, Pembelian Modul ini digunakan untuk memaintain transaksi yang berkaitan dengan pembelian yang dilakukan perusahaan. Pembelian perusahaan yang dapat dikelola, adalah baik pembelian yang tidak berkaitan dengan persediaan maupun penjualan yang berkaitan dengan jasa, sejak dari Penawaran (quotation), Order pembelian (Purchase Order), penerimaan barang maupun Penagihannya. Atas transaksi Penagihan, lebih lanjut module ini dapat digunakan untuk memaintain hutang atas penjualan yang dilakukan. Persediaan Modul persediaan digunakan untuk mengelola informasi mengenai item persediaan seperti jenis barang, informasi pembeliannya, informasi penjualannya, informasi asal barang (apabila barang tersebut merupakan barang rakitan) serta informasi lainnya yang berkaitan dengan persediaan. Module ini dapat digunakan pula untuk mengelola perpindahan persediaan (barang dagangan) dari lokasi yang satu ke lokasi yang lainnya. Fungsi lain yang ada di dalam module ini adalah pengelolaan perakitan barang dan datadata yang diperlukan untuk perhitungan fisik barang. Metode penilaian yang digunakan di dalam software MYOB adalah metode ”rata-rata tertimbang”. Card File Card file digunakan untuk mengelola informasi yang berkaitan dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan perusahaan seperti Supplier, Vendor, Karyawan maupun personal. Kartu-kartu ini akan terkait dan dapat dihubungan dengan penggunaan modul-modul lainnya di dalam MYOB. Contohnya; transaksi pembelian dilakukan kepada supplier A; dan informasi tentang Supplier A tersebut dikelola di dalam card file. LAPORAN Di dalam MYOB tersedia bermacam-macam laporan standar yang dapat digunakan untuk memantau kinerja perusahaan.

Beberapa contoh laporan yang ada antara lain adalah:

1. Balance Sheet multi period; dimana akan ditampilkan laporan neraca untuk beberapa periode yang dipilih, dengan demikian dapat dilihat perubahan kinerja dari waktu ke waktu untuk keperluan analisis.

2. Sales Summary; laporan ini akan menampilkan gambaran penjualan yang dicapai oleh perusahaan untuk periode waktu yang dipilih; siapa customer yang dilayani oleh perusahaandimana dapat digunakandan Closed Invoice; berapa nilai invoice yang dibuat dan bagaimana status terakhirnya, apakah sudah closed ataukah masih dalam posisi terbuka. Disamping contoh report yang ada di atas, MYOB memiliki +/-200 laporan standar yang dapat digunakan untuk menilai kinerja bisnis dan dapat dengan mudah digunakan.

HAL POSITIF / KEMUDAHAN YANG DAPAT DIPEROLEH

Beberapa keunggulan yang ditawarkan apabila suatu bisnis dikelola dengan mempergunakan MYOB antara lain adalah:

1.                  Easy of use;

 MYOB menawarkan kemudahan dalam penggunaannya, artinya pengguna dapat mempergunakan MYOB walaupun yang bersangkutan tidak memiliki latar belakang pembukuan sama sekali. Kuncinya adalah setup dan implementasi yang baik. Hal tersulit dan yang paling penting dalam penerapan MYOB adalah pada saat proses setup, dimana proses bisnis yang ada di dalam perusahaan di otomatisasi dengan mempergunakan alat bantu MYOB, sehingga dalam pelaksanaan kesehariannya, pengguna hanya mengikuti proses bisnis yang telah disusun sebelumnya.

2.                  Accounting Power;

 Software MYOB telah cukup lama dikembangkan dan secara berkesinambungan mengeluarkan perbaikan release. Sehingga pengelolaan informasi dengan menggunakan software MYOB cukup dapat diandalkan. Sepanjang setup yang dilakukan telah dilakukan dengan baik dan benar, MYOB dapat mengeluarkan laporan yang dapat diandalkan.

3.                  Feature Job dan Category

yang dapat digunakan untuk pengelolaan proyek serta departmentalisasi, sehingga dapat diperoleh laporan manajemen per proyek maupun per departmen yang berguna bagi manajemen untuk mengetahui kinerja dan sebagai dasar langkah perbaikan yang harus dilakukan.

4.                  Proses instalasi dan maintenance yang murah.

Instalasi MYOB dapat dilakukan dengan mudah dan biasanya tidak dipungut biaya maintenance tahunan, artinya walaupun release terbaru telah dikeluarkan oleh MYOB, para pengguna release sebelumnya tetap masih dapat menggunakannya, dan apabila diperlukan bisa dilakukan pembelian upgrade dengan harga yang relatif lebih murah dibandingkan dengan pembelian baru.

5.                  Tenaga kerja yang mengetahui dan paham atau setidaknya mengetahui MYOB cukup        banyak ditemui di pasar. Telah banyak berkembang lembaga pendidikan baik   lembaga kursus maupun lembaga pendidikan tingkat universitas yang mengajarkan             software MYOB sebagai bagian dari pelajaran Accounting.

6.                  Dapat digunakan untuk memantau 3 tahun periode pembukuan, artinya dalam kurun 3      tahun manajemen masih dapat melihat transaksi selama 3 tahun kebelakang tanpa        perlu melakukan proses tutup buku.

7.                  Nilai investasi yang relatif murah. Harga produk termahal adalah kurang dari USD            1.000,- (diluar training dan implementasi). Kuncinya adalah pelaksanaan setup dan            implementasi. Pilihlah perusahaan yang memiliki tenaga yang telah memiliki   pengalaman dalam melakukan implementasi MYOB. Lebih banyak perusahaan yang    telah diimplementasikannya; tentunya lebih banyak manfaat yang dapat kita peroleh          dari pengalaman konsultan tersebut.

8.                  Jangka waktu implementasi yang relatif cepat. Sepanjang data untuk keperluan      implementasi seperti data detail neraca dan rugi laba dapat anda siapkan dengan          cepat; maka implementasi MYOB akan dapat diselesaikan dengan cepat pula.

KELEMAHAN MYOB

1.                  Database MYOB merupakan database yang dikunci, artinya pengguna tidak dapat            melakukan modifikasi laporan, modifikasi field di MYOB, sehingga customization      apabila diperlukan relatif sulit dipenuhi oleh MYOB.

2.                  MYOB merupakan software buatan luar negeri sehingga tidak ada feature perpajakan       di dalamnya. Pembuatan laporan yang berkaitan dengan perpajakan seperti form pelaporan PPN dan lainnya tidak tersedia di dalam MYOB dan harus dikelola di luar        software MYOB

3.                  Tidak ada module fixed assets, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul     untuk mengelola assets yang dimiliki maka tidak dapat dipenuhi oleh MYOB. Contoh        bidang usaha yang memerlukan antara lain adalah persewaan genset yang            memerlukan pengelolaan keberadaan lokasi, maintenance, jenis barang dan lainnya.

4.                  Kelemahan Multi Warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas barang             konsinyasi relatif sulit dikelola di dalam MYOB.

5.                  MYOB tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi company,          artinya laporan konsolidasi tidak dapat diharapkan dapat dibuat dengan menggunakan       MYOB.

BAB 2

MYOB Perusahaan Jasa

Dasar MYOB

Khusus untuk pembahasan awal kami akan mengenalkan kepada anda tentang M.Y.O.B Accounting Plus Ver 13, walaupun sekarang sudah ada versi yang lebih tinggi yaitu versi 15,16 maupun diatasnya lagi namun tidak berarti anda tidak bisa menggunakan versi yang lebih tinggi tersebut. Karena versi diatas ver13 adalah pengembangan dan perbaikan dari versi-versi sebelumnya, sehingga apabila sudah menguasai versi 13 ini maka untuk ke versi selanjutnya akan lebih mudah.

Myob Accounting adalah aplikasi akuntansi yang populer saat ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan. Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.

Ada beberapa alasan kenapa kita harus menggunakan software ini dalam perusahaan, antara lain :

1.                  Mempunyai tampilan yang user friendly, karena transaksinya berfiat sederhana dan            berupa gambar-gambar sehingga untuk pemula pun akan sangat mudah untuk          memahaminya.

2.                  Mempunyai kemampuan export data ke program excel, sehingga laporan nya bisa   juga di cetak di program excel.

3.                  Dapat diterapkan untuk 105 jenis perusahaan yang disediakan.

4.                  Mempunyai laporan keuangan yang sangat banyak termasuk setting pajak serta      menampilkan analisa dalam bentuk grafik.

MYOB ini berjalan dibawah sisitem operasi windows dan sebaiknya windows yang lebih tinggi seperti Vista, XP dan lain-lain. Setelah di install di komputer maka jalankan software aplikasi MYOB tersebut maka akan tampil gambar sebagai berikut.

Penjelasan dari gambar diatas sebagai berikut :

1.                  Open berfungsi untuk membuka file yang sudah dibuat sebelumnya.

2.                  Create digunakan untuk merancang file yang baru.

3.                  Explore digunakan untuk membuat file dengan menggunakan contoh perusahaan yang      disediakan oleh program.

4.                  What’s New untuk melihat atau mencari informasi yang baru seputar program Myob

5.                  Exit berguna untuk keluar dari Program Myob.

Kelebihan MYOB merupakan sottware aplikasi akuntansi keuangan yang siap pakai dan mudah dioperasikan dengan simple dan mudah. Kekurangannya adalah  setiap software tentu ada kekurangannya, kalau di Myob settingan tanggal masih bergabung dengan windows sehingga mempengaruhi rumus di excel dan kekurangan lainnya setelah kita menggunakannya myob akan lebih tahu tentang kekurangan tersebut.

Setting awal Myob

Pada awal kita buka program Myob, maka akan diperlihatkan sebuah tampilan dengan beberapa pilihan yang disediakan. Untuk selanjutnya kita akan membuat file untuk perusahaan bar, langkahnya sebagai berikut :

1.                  Pilih Create, kemudian akan tampil gambar sebagai berikut.

2.                  Klik next saja, karena itu adalah informasi awal program Myob.

3.                  Langkah berikutnya adalah isi data perusahaan, termasuk nama Perusahaan, alamat,           No. Telepon, Fax dam Email, lalu klik Next.

4.                  Langkah berikutnya adalah setting periode Akuntansi.

Untuk setting diatas, anda harus pastikan settingan tahun benar yaitu 2008 dan      settingan bulan juga harus tepat yaitu di akhiri bulan desember pada Last month of   financial (bulan akhir periode akuntansi) serta bulan Januari pada Conversion Month (bulan awal periode akuntansi). Karena kalau anda sala, makapada waktu menjurnal nantinya akan berpengaruh. Kemudian klik Next.

5.                  Maka akan tampil informasi yag telah di set tadi. Pada tahap ini cukup klik Next saja.

6.                  Pada langkah ini anda diperlihatkan 3 pilihan untuk memilih Perkiraan.
            -Pilihan pertama = bila menggunakan perkiraan dari program Myob
            -Pilihan kedua = bila ingin mengimpor perkiraan dari perusahan lain / file lain
            -Pilihan ketiga = bila ingin membuat sendiri perkiraan tersebut.

Anda boleh memilih apa saja, karena nantinya akan anda set juga perkiraannya,      standarnya pilih saja No. 1 lalu klik Next.

7.                  Kemudian silahkan jenis Perusahaan anda, dan type bisnis dari perusahaan tersebut.           Ini pun boleh anda abaikan, lalu klik aja Next.

8.                  Pada langkah ini tentukan tempat penyimpanan file anda.

Setelah itu, silahkan klik Next. maka tampil proses dari settingan awal file anda.

9.                  Kemudian pada pilihan terakhir , pilih Command Center.

10.              Setelah anda klik Command Center maka akan muncul tampilan awal file anda seperti       gambar dibawah ini :

Demikian settingan awal dalam membuat file data Myob.

Tampilan awal Myob

Setelah anda setting pada awal membuat data / file di program Myob, maka untuk selanjutnya kita akan mengenal beberapa perintah awal tampilan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Pada gambar diatas diperlihatkan beberapa gambar yang merupakan perintah secara cepat, atau bisa juga menggunakan perintah lain yaitu yang terdapat pada bagian atas dari program Myob tersebut. Kita akan jelaskan beberapa perintah gambar diatas, yaitu :

1. Account
Digunakan untuk membuat daftar perkiraan dan melakukan jurnal umum.

2. Banking
Untuk mencatat perkiraan yang berhubungan dengan transaksi bank, selain membeli maupun menjual barang dagang.

3. Sales
Untuk mencatat penjualan barang, termasuk penerimaan piutang dan segala yang berhubungan dengan penjualan tersebut.

4. Time Billing
Untuk mencatat dan mengatur waktu yang diset secara otomatis untuk pembayaran baik untuk klien maupun aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan dengan waktu.

5. Purchase
Untuk mencatat pembelian barang, termasuk membayar hutang dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pembelian barang tersebut.

6. Payroll
Untuk mencatat tentang gaji, upah, pajak dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pegawai atau karyawan.

7. Inventory
Untuk mencatat persediaan barang dagang khusunya perusahaan dagang

8. Card File
Untuk mencatat dan mengatur secara permanen data-data pelanggan, pemasok, pegawai dan hubungannya dengan pihak lain.

Input Nama Perkiraan

Sebelum memulai langkah berikutnya di MYOB ini, pertama sekali kita harus tahu jenis usaha yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Karena hal ini tentu akan disesuaikan dengan kebutuhan di program tersebut. Perusahaan jasa dan dagang tentu berbeda kebutuhan perkiraan yang dibutuhkan, begitu juga untuk jenis perusahaan yang lain.

Perkiraan
Karena itu, sebaiknya tentukan dulu jenis perusahaan tersebut dan susun jenis perkiraan yang dibutuhkan. Secara garis besar jenis perkiraan dikelompokkan menjadi 5 yaitu :

1.                  HARTA

2.                  HUTANG

3.                  MODAL

4.                  PENDAPATAN

5.                  BIAYA

Kemudian susun perkiraan tersebut, misalnya isi dari Harta adalah Kas, Kas Bank, Piutang dan lain-lain. Isi dari Hutang misalnya Hutang usaha, Hutang Bank dan lain-lain. Begitu juga untuk jenis kelompok yang lainnya.

Untuk mengisi perkiraan, pilih di bagian Accounts, kemudian klik Accounts List. Maka akan diperlihatkan gambar seperti dibawah ini.

Kalau kita perhatikan tampilan perkiraan diatas, maka perkiraan di bagi menjadi 8 kelompok besar dengan nomor perkiraan menggunakan 5 digit angka termasuk angka yang paling depan merupakan kelompoknya. Tapi secara garis besar yang 5 kelompok tersebut masih ada, cuma ditambah 3 kelompok lagi yaitu Cost of Sales, Other Income dan Expense Income.

Penjelasan dari masing-masing kelompok perkiraan tersebut sebagai berikut :

1.                  Asset=Harta

2.                  Liability=Hutang

3.                  Equity=Modal

4.                  Income=Pendapatan

5.                  Cosf of Sales=Biaya Penjualan/ Khusus untuk perush dagang

6.                  Expense=Biaya/Beban

7.                  Other Income=Pendapatan lain-lain

8.                  Other Expense=Biaya lain-lain

Sample :

1-1110      Kas Perusahaan

Langkah :

1. Tampilkan seperti gambar diatas, dan pastikan yang aktif bagian Asset

2. Klik New pada bagian bawah dari tampilan tersebut.

3. Maka akan tampil gambar seperti dibawah ini.

4. Lalu ketik Kode untuk Perkiraan Kas Perusahaan yaitu 1110, 1 di awal menunjukkan bahwa itu adalah kelompok Harta. Lalu tekan Enter di Keyborad. Maka akan tampil gambar sebagai berikut :

5. Pada Account Name Ketik Nama Perkiraan yaitu Kas Perusahaan. Opening Balance untuk mengisi Saldo Awal Perkiraan , kalau tidak ada kosongkan saja dulu. TAx Code untuk mengatur data Pajak (nanti akan dijelaskan lebih lanjut.

6. Kemudian Klik OK maka Nama Perkiraan akan Tampil di daftar Perkiraan tersebut, untuk membuat Nama Perkiraan yang lain caranya sama yaitu klik New, lalu ketik Kode Perkiraaan dan Enter.

7. Untuk Jenis Perkiraan dengan nomor awal 2 itu merupakan Hutang. Jadi anda harus pindahkan ke kelompok Liability dengan cara klik Liability di bagian atas, lalu klik new. Begitu juga untuk Modal (Equity), Biaya (Expense), dan seterusnya.

Silahkan anda coba untuk perkiraan yang ini.

5.Format Rupiah

Program Myob Accounting yang pernah saya gunakan adalah Myob versi 12 dan 13, Sebelumnya saya menggunakan prgoram Dea (Dac Easy Accounting).  Lalu, kenapa tidak meng-upgrade ke versi yang lebih tinggi? Bukannya tidak pernah menggunakan versi yang diatasnya. Pernah saya menggunakan Myob ver 17, sekedar coba-coba mencicipi hal yang baru.  

Setelah di intall dikomputer, dan mencoba menjalankannya ternyata fitur-fiturnya malah tidak sebanyak yang ver 13. Fitur untuk Billing Time dan Payroll.  Jadi malah heran nih, versi yang lebih tinggi kok malah nggak lengkap. Mungkin pengembang ingin memisahkan antara akuntansi untuk pembukuan dengan akuntansi yang mencatat tentang penggajian. Artinya, untuk penggajian dan akan dibuat pada versi yang lain.

Didalam mengatur setting rupiah dalam Myob versi 12 dan 13 sepertinya belum ada fasilitas dari myob itu sendiri untuk merubah setting mata uang.  Sehingga jika ingin merubah setting ke rupiah yang di rubah adalah settingan windowsnya. Akibatnya semua aplikasi yang ada dalam windows tersebut semuanya berpengaruh.  Misalnya rumus-rumus di Excel jadi berubah, yang biasanya menggunakan perintah , (koma) harus diganti menjadi ; (titik koma).

Jadi, kalau misalnya waktu memasukkan rumus di excel, tidak bisa-bisa, sedangkan rumusnya sudah bener, kemungkinan settingan mata uangnya berubah yaitu dari English (United State) menjadi Indonesian.  Oleh karenanya waktu memasukkan rumus yang biasanya menggunakan tanda , (koma) harus diganti menjadi ; (titik koma).

Berikut cara untuk merubah format menjadi rupiah di Windows

Klik Start, Setting

Klik Control Panel

Double Regional and Language Option

Pada Select and Item / Location, pilih Indonesian

6.Langkah Jurnal & Edit

Pada tutorial Myob sebelumnya telah menguraikan bagaimana membuat daftar perkiraan yang digunakan untuk melakukan jurnal data-data transaksi keuangan. Berikutnya adalah bagaimana langkah kita untuk menjurnal, menampilkan hasil jurnal dan mengeditnya. Dalam pembahasan ini saya fokuskan kepada perusahaan jasa terlebih dahulu, karena ada beberapa komentar dari pengunjung yang menanyakan bagaimana aplikasi myob untuk perusahaan dagang. Untuk jawabannya, tentu ini akan saya buat juga dalam pembahasan berikutnya. Kita mulai yang lebih mudah dulu, yaitu perusahaan jasa.

Langkah adalah sebagai berikut :

1. Pada tampilan awal program Myob pilih Record Journal Entry
2. Kemudian akan tampil gambar seperti dibawah ini.

3. General Journal merupakan nomor urut transaksi dan akan muncul secara oromatis.

4. Date, silahkan anda sisi tanggal Transaksi jurnal anda.

5. Memo, adalah keterangan dari dari jurnal transaksi, hal ini boleh apa saja yang penting nyambung dengan transaksi nya.

6. Kemudian klik dibawah ACCt# , lalu klik panah kebawah disebelah kanannya, dan pilih jenis perkiraan yang digunakan, misalny KAS. Maka akan keluar secara otomatis pada kolom Name, kemudian isikan nilainya pada bagian Debet.

7. Untuk baris dibawahnya lakukan yang sama sperti perintah diatas, dan berikan jumlah nilainya pada bagian kredit. Setelah Balance anatara Debet dan Kredit jangan lupa Klik Record untuk merekamnya.

Untuk menampilkan Jurnal yang anda buat, silahkan klik tulisan Journal disebelah kiri bawah dari tampilan tersebut. Lalu tukar tanggal awal dan tanggal akhir dari jurnal yang ingin anda tampilkan. Biar cepat cukup tekan saja Spasi, jangan lupa setelah di tukar tanggalnya tekan Enter.

Maka akan tampil beberapa jurnal yang sudah di input tadi, kemudian untuk mengedit atau memperbaiki jurnal yang salah, lihat di masing-masing kelompok jurnal tersebut ada tombol panah putih disebelah kiri, silahkan di klik, maka akan tampil seperti waktu anda menjurnal pertama kalinya, silahkan di edit, dan jangan lupa klik OK.

7.Saldo Awal & Contoh

Bagimana rekan-rekan netter semua. Sudah paham mengenai pembahasan Myob pada postingan sebelumnya? Ya, mungkin sebagian udah ada yang paham atau mungkin juga ada yang belum. Nah, kalau ada yang belum paham, silahkan isi komentarnya, nanti akan dibahas sesuai kemampuan. Selanjutnya berikut ini adalah contoh kasus, yang bisa dipraktekkan untuk perusahaan jasa di Myob Accounting. Sebelumnya ada yang menanyakan bagaimana kalau ada contoh kasusnya.

Buatlah pencataan akuntansi dari PT. Jasa Pratama untuk periode tahun 2008 dengan perkiraan sebagai berikut :

Kemudian masukkan saldo awal dibawah ini dengan cara klik Setup, Balance, Account

Opening Balance

.

tampilannya sebagai berikut :

Dalam mengisi saldo awal, yang perlu diperhatikan yaitu : tampilannya tidak seperti neraca diatas yang dipisahkan debet dan kredit, tapi tampilannya kebawah. Kemudian untuk data yang merupakan dalam kurung artinya minus. Jadi pengisiannya harus tambahkan minus baru ketikkan nilainya, contohnya Akm. Penyusutan Bangunan. Lalu untuk mengecek data yang kita buat benar, lihat dibagian bawah ada Ammount left to be allocated, kalau nilainya sudah nol ,maka sudah benar. Kalau belum nol berarti pengetikannya ada yang salah.

Transaksi yang terjadi selama 1 tahun 2008 adalah sebagai berikut :

8.Laporan / Report

Kalau pada postingan nomor 5 yang lalu, kita sudah mempelajari bagaimana cara menjurnal dan mengeditnya, berikut ini kita akan melihat bagaimana laporan / report.  Begitu mudahnya dalam menggunakan Komputer akuntansi, sehingga kita tidak perlu mengikuti urutan siklus akuntansi pada teori, karena semuanya sudah diprogram secara singkat.

Kuncinya adalah cukup kita melakukan jurnal lalu laporannya sudah dapat kita lihat. Jadi, buku besar dan worksheet tidak perlu dibuat. Berikut langkah yang dilakukan.

1. Pada tampilan awal pastikan yang aktif adalah Accounts, lalu klik Report pada bagian kanan bawah.

2.Kemudian pastikan yang aktif pada bagian Accounts (kenapa selalu Account?… ya karena kita masih membahas perusahaan Jasa, sedangkan kalau perusahaan dagang yang kita perlukan bukan hanya Account, tapi juga ada Purchase, Sales, Inventory dan lain-lain).

Kita akan diperlihatkan banyak tulisan. Semuanya itu adalah laporan. Namun yang paling pokok sebagaimana halnya diteori adalah hanya ada beberapa laporan yaitu : Laporan Laba rugi, Laporan Perubahan Modal dan Neraca.

Keterangan :

General Ledger (Detail) = Buku besar dalam bentuk Detail

Standar Balance Sheet = Laporan Neraca

Profit and Loss (Acrrual) = Laba Rugi

General Journal = Laporan Jurnal

Laporan Perubahan modal sudah digabung dengan Neraca. Dan neraca yang tampil adalah bentuknya Laporan kebawah, bukan Debet kredit kiri dan kanan. Jadi, silahkan anda double klik pilihan diatas dan tentukan bulan atau perkiraan yang ingin dilihat.

BAB 3

Perusahaan Dagang (Perfectual)

Berikut adalah pencatatan akuntansi perusahaan dagang menggunakan metode Perfectual.  seperti telah disinggung sebelumnya bahwa perusahaan dagang dengan metode ini tidak ada penyesuaian persediaan seperti metode periodikal.  Setiap transaksi pembelian dan penjualan langsung mempengaruhi persediaan barang yang ada. Dalam teorinya metode ini menggunakan kartu stok yang digunakan untuk mencatat setiap jenis barang yang dijual maupun yang dibeli. Karena itu setiap barang yang akan dijual harus dicatat secara detail, baik kode barang, harga jual, maupun PPN.  Dalam metode perfectual ini pencatatannya agak rumit karena memang banyak yang harus di catat, tetapi metode ini sangat lengkap dalam memberikan informasi tentang barang yang diperjual belikan tersebut, termasuk data Pelanggan, pemasok, dan lain-lain.

Hal-hal yang akan di catat dalam menggunakan metode perfectual tersebut.

1.                  Mencatat Nama Pelanggan (Customer) dan Pemasok (Supplier)

2.                  Mecatat saldo awal Piutang dan Utang

3.                  Mencata saldo awal Perkiraan

4.                  Mencatat Harga Jual Persediaan

5.                  Mencatat Harga Beli Persediaan

Kemudian dalam melakukan jurnal transaksi sangat berbeda dengan jurnal pada umumnya.  Dimana biasanya kita mengenal jurnal menganut hukum Debet Kredit (yang harus seimbang).  Tetapi di sini kita tidak melihat lagi pencatatan tersebut terutama dalam transaksi pembelian dan penjualan. kecuali di bagian Jurnal umum . Dalam metode ini kita hanya mengisi semacam blanko pengisian (input data) secara benar, lalu disimpan dan hasilnya bisa dilihat langsung dan sudah menunjukkan Jurnal Debet Kredit.

Cara memasukkan data-data di atas

 Setiap data yang di isi akan menggunakan form yang berbeda-beda. Berikut penjelasan dari setiap perintah utama di program MYOB.

Mencatat Pelanggan & Pemasok

Pelanggan (customer) adalah pihak yang membeli barang dagang kita. Sedangkan pemasok (supplier) adalah pihak yang menjual barang dagang yang kita beli. Karena seringnya terjadi transaksi dengan suplier dan customer maka sebaiknya dibuat suatu database untuk menyimpan customer dan suplier tersebut. Data ini nantinya akan berhubungan dengan Utang (dengan suplier) dan piutang (dengan customer).

Langkah pertama adalah mengatur setting File baru, bila belum jelas, anda bisa mempelajari Setting awal Myob pada postingan terdahulu. Setelah anda berada di halaman awal Myob, maka langkah berikutnya adalah Mencatat Data Pelanggan (Customer) dan Data Pemasok (Supplier). Langkahnya adalah sebagai berikut :

1.                  Klik Card File, kemudian Klik Card List.

2.                  Setelah itu Pilih bagian Customer atau Supplier

3.                  Untuk mengisi data Customer, Pilih bagian Customer, jika yang di isi data Supplier,          maka pilih juga Supplier. Cara Pengisian data dari keduanya hampir sama.

4.                  Sebagai contoh mengisi Customer, Pastikan yang aktif adalah Bagian Customer dan          klik New, maka akan tampil gambar dibawah ini.

5.                  Kemudian isi
            Name :  Toko.ABC  (nama Customer), kemudian Enter
            ID :  C01 (kode customer)
            Kemudian isi alamat, Kota dan data-data lain jika ada, atau tidak di isi semua juga            tidak apa-apa, yang penting Name dan ID yang harus di isi. Kemudian Klik OK.

6.                  Lalu klik New kembali untuk mengisi data Customer berikutnya. Silahkan masukkan         menurut anda sendiri dan untuk Kode Customer di urutkan saja yaitu C02 dan     seterusnya.

7.                  Setelah selesai semuanya, maka isi data  Supplier. Caranya klik Bagian Supplier dan          klik new.

8.                  Isi data, misalnya
            Name :  Toko.Riman  (nama Supplier), kemudian Enter
            ID :  S01 (kode Supplier)
            Kemudian isi alamat, Kota dan data-data lain jika ada, atau tidak di isi semua juga            tidak apa-apa, yang penting Name dan ID yang harus di isi. Kemudian Klik OK.

9.                  Tambah data Suppler menurut keinginan anda.

Mengisi Saldo Piutang dan Utang

Setelah kita mengisi data Customer dan Supplier, langkah berikutnya adalah mengisi saldo piutang dan utang.  Pengisian saldo piutang akan berhubungan dengan customer/pelanggan kita.  Sedangkan utang akan berhubungan dengan supplier/tempat kita membeli barang dagang.  Karena itu pastikan data customer dan supplier di isi terlebih dahulu, caranya bisa dilihat pada postingan mencatat data Customer dan pemasok

.

Langkah untuk mengisi saldo piutang dan utang adalah sebagai berikut.

Mengisi saldo Piutang.

1.                  Pada tampilan awal, klik menu Setup, balance, Customer Balance.

2.                  Setelah itu akan muncul beberapa customer yang telah di isi sebelumnya, lalu klik salah satu customer dan klik Add Sale.

           

3.                  Kemudian ada tampilan, informasi yang menyataan bahwa (=Total saldo putang ini           harus sama dengan saldo piutang di akun Perkiraan), klik saja OK.  Kemudian             Tekan Enter.

4.                  Silahkan isi datanya.
            Invoice: Nomor otomatis penjualan (kosongkan saja)
Date : Di isi tanggal saldo awal (1/1/2011)
Memo : Keterangan (biar saja)
Total Including Tax : Saldo awal Piutang (silahkan di isi saldo piutangnya, misalnya 50.000)
Tax Code : Pajak barang dagang (klik panahnya dan pilih PPN, jika belum ada PPN-nya lihat Setting data Pajak/ atau kita anggap tidak ada PPN, maka biarkan saja seperti itu).

5.                  Kemudian klik Record.

Setelah itu klik Customer Summary, untuk menampilkan data customer lainnya.  Lalu pilih Customer yang lain tersebut dan Add Sale, dan begitu seterusnya.

Untuk saldo Hutang

1.                  Klik Setup, Balance, Suplier Balance.

2.                  Pilih satu Suplier dan klik Add Puchase
           

3.                  Setelah muncul informasi, klik OK. Lalu tekan Enter.Isi Datanya seperti saat mengisi        saldo Piutang Di atas.    

Input persediaan barang dagang

Pada pembahasan terdahulu sudah dijelaskan tentang langkah-langkah mengisi data Pelanggan dan pemasok terus langkah kedua input saldo piutang dan utang. Nah, untuk langkah ketiga ini adalah input persediaan barang dagang.

Pertama yang harus ada adalah data tentang barang dagang yang akan dijual. Barang dagang harus dibuat menurut kode-kode supaya lebih terkelompok, selain itu kode-kode barang digunakan sebagai kunci untuk mengelompokkan barang tersebut. Penamaan kode barang terserah menurut anda sendiri, tetapi tentu yang mudah dipahami, misalnya kode P01 untuk barang “Kulkas”, p02 untuk “AC”, p03 untuk “Televisi”, dan lain-lain. Selain itu dalam barang ada harga jual dan harga beli. Harga jual tentunya lebih besar dari harga beli.Berikut contoh untuk persediaan barang dagang.

Data barang untuk harga jual

Item Number	P01	P02	P03
Name	TV 21”	TV24”	TV 29”
Satuan	Unit	Unit	Unit
Pers. Minimum	3	3	3
Harga Jual	900.000	1.200.000	2.000.000

Data barang untuk harga beli

Item Number	P01	P02	P03
Name	TV 21”	TV 24”	TV 29”
Quantity/Counted	20	25	30
Harga Beli	700.000	1.000.000	1.600.000

Langkah untuk input persediaan barang dagang untuk Harga Jual adalah sebagai berikut :

1.                  Pada tampilan awal myob pilih Inventory, kemudian klik Item List

2.                  Kemudian akan tampil gambar seperti dibawah ini dan klik new

3.                  Lalu akan muncul blanko isian. silahkan isi pada Item Number dengan P01 lalu enter,        maka akan muncul kotak isian yang keuda yaitu Name Item, isi dengan TV 21″. Lalu

4.                  pada bagian kiri di Cek List semuanyan untuk mensetting data barang tersebut.           

5.                  Setelah di cek list, maka akan keluar form di sebelah kanan-nya, dan isikan dengan            akun yang dijelaskan pada gambar dibawah ini. 

6.                  Kemudian klik Buying Detail pada bagian atas , isikan data seperti dibawah ini           

            Untuk bagian Tax Code When Bought di isi dengan N-T maksudnya adalah bila tidak      menggunakan Pajak, tapi bila anda menggunakan Pajak maka di isi dengan PPN yang       telah disetting sebelumnya.

7.                  Lalu klik bagian Selling Detail dan isikan data seperti gambar di bawah ini           

8.                  Kemudian langkah terakhir adalah klik OK. Lakukan cara yang sama untuk jenis   barang yang lain pada tabel diatas.

Langkah untuk input persediaan barang dagang untuk Harga Beli adalah sebagai berikut :

1.                  Pada bagian Inventory, pilih Count Inventory           

2.                  Kemudian isi data pada counted dengan banyak barang seperti pada tabel harga Beli         diatas, kemudian klik Adjust Inventory

3.                  Lalu Default Adjustment Account isi dengan akun Persediaan barang dagang  dan            klik Continue, kemudian Opening Balance   

4.                  Maka akan tampil bentuk isian seperti form jurnal. Kemudian isikan tanggal transaksi        yaitu 1/1/2011 serta isi Unit Cost dengan Harga beli sesuai dengan Nama barangnya,         (lihat tabel harga beli diatas).           

BAB 4

Perusahaan dagang (periodikal)

Kalau sebelumnya kita sudah membahas Myob pada perusahaan jasa, nah sekarang kita coba untuk Perusahaan Dagang. Dalam pembasahan ini mungkin banyak kekurangannya disana-sini. Oleh karena itu sebelumnya kami penulis mohon izinnya terlebih dahulu untuk dimaafkan. Tutorial ini dibuat oleh penulis sepanjang yang penulis ketahui dan dipraktekkan disini.

Dalam perusahaan dagang ini ada 2 jenis yaitu yang menggunakan metode periodikal/fisikal dan metode perfectual. Lalu apa bedanya? Bedanya adalah sebagai berikut :

1. Perusahaan dagang metode periodikal yaitu pada saat terjadi transaksi pembelian atau penjualan barang tidak mempengaruhi stok barang yang tersedia. Kenapa bisa terjadi seperti ini? Ya, karena setiap barang mempunyai harga pokok yang berbeda-beda. Kalau langsung mempengaruhi tentunya harus dihitung juga harga pokok dan jenis barangnya, sehingga perhitunganya agak sedikit membingungkan, tapi sebenarnya bukan membingungkan tapi agak lama pemahamannya. Oleh karena itu makanya pada akhir periode nantinya harus disesuaikan yaitu penyesuaian persediaan.  Kekurangan dari metode ini adalah tidak bisa menunjukkan berapa persediaan barang yang masih ada setiap saat, tapi harus menunggu akhir periode dengan melakukan cek fisik secara langsung. Namun kelebihannya pencatatannya lebih cepat daripada menggunakan metode perfectual.

2. Perusahaan dagang metode perfectual yaitu pada saat terjadi pembelian dan penjualan barang langsung mempengaruhi stok barang yang tersedia dan harga pokoknya juga langsung diperhitungkan. Untuk metode ini jenis barangnya langsung di buatkan daftarnya lengkap dengan harga masing-masing barang. Sehingga pada akhir periode tidak perlu adanya penyesuaian, karena stok barang langsung diketahui saat terjadi pembelian maupun penjualan barang.

Kemudian dalam melakukan jurnal transaksi, ada 2 jenis jurnal yang bisa dilakukan, yaitu jurnal umum dan jurnal khusus.

Perbedaan  jurnal umum dan jurnal khusus.

1. Jurnal umum yaitu pencatatan transaksi yang dilakukan pada satu kolom yang memuat semua transaksi menjadi satu. Baik transaksi pembelian, penjualan, beban, transaksi bank dan lain-lain di gabung menjadi satu kelompok.

2. Sedangkan jurnal khusus yaitu transaksi yang dilakukan dikelompokkan menurut bagiannya masing-masing. Transaksi pembelian di bagian purchase, penjualan di kelompokkan di bagian sales, transaksi yang berhubungan dengan bank di banking dan sebagainya. 

Contoh Kasus untuk Perusahaan dagang Metode Periodikal menggunakan Jurnal Umum. Berikut ini adalah data Toko “Rinjani” untuk bulan Januari 2010.

Isi Akun & Saldo awal

Berikut adalah penyelesaian untuk kasus sebelumnya (Toko Rinjani) Kasus (periodikal).

·                     Pastikan bahwa anda sudah melalui langkah awal yaitu setting perusahaan baru, bila masih bingung lihat Setting awal Myob.  Silahkan isi data Perusahaan yaitu Company Name : Toko Rinjani. Dan ikuti langkah seterusnya hingga selesai sampai pada tampilan awal Myob seperti gambar dibawah ini.

·                     Kemudian isi daftar perkiraan. Bila masih bingung cara isi daftar perkiraan, lihat 4.Input Nama Perkiraan.  Sebagai contoh buat daftar akun dibawah ini

KODE	PERKIRAAN
1-1110	Kas Perusahaan
1-1120	Kas Bank
1-1200	Piutang dagang
1-1400	Persediaan barang dagang
1-2200	Uang muka pembelian
1-3210	Peralatan kantor
1-3220	Akm. Peny. Peralatan kantor
2-1200	Utang dagang
2-1302	Hutang wesel
2-1310	PPN Penjualan
2-1330	PPN Pembelian
2-1600	Uang muka penjualan
3-1110	Modal saham
3-8000	Laba ditahan
4-1000	Penjualan
4-2000	Pendapatan jasa angkut
4-2100	Retur penjualan
4-3000	Pendapatan denda
5-1201	Pembelian
5-1203	Retur Pembelian
6-2010	diskon penjualan
6-2020	Diskon pembelian
6-2200	Biaya listrik
6-2300	Biaya angkut